Gesundheitsdaten gehören nach Art. 9 DSGVO zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten und genießen besonderen Schutz. Das betrifft auch das Verbandbuch und Unfalldokumentationen. Grundregeln: Zweckbindung, Zugriffsbeschränkung, sichere Aufbewahrung und Löschung nach Fristablauf.
Kurz gefasst
- Art. 9 DSGVO: Gesundheitsdaten = besondere Kategorie, streng geschützt
- Verbandbuch: nur nötige Angaben, vertraulich aufbewahren
- Aufbewahrung: i. d. R. 5 Jahre nach dem Eintrag, dann löschen
- Zugriff auf Berechtigte beschränken (Zweckbindung)
- Grundlage auch: Unfallversicherung erfordert Dokumentation
Warum Gesundheitsdaten besonders sind
Informationen über Verletzungen, Erkrankungen oder eine Erste-Hilfe-Leistung sind Gesundheitsdaten. Die DSGVO verbietet ihre Verarbeitung grundsätzlich und lässt sie nur unter engen Voraussetzungen zu – etwa zur Erfüllung arbeitsrechtlicher/sozialrechtlicher Pflichten oder zum Schutz lebenswichtiger Interessen. Genau das trifft auf die betriebliche Erste Hilfe zu.
Das Verbandbuch datenschutzkonform führen
Das Verbandbuch (bzw. eine gleichwertige Dokumentation) hält jede Erste-Hilfe-Leistung fest – wichtig für den Versicherungsschutz bei Spätfolgen. Datenschutzkonform heißt: nur erforderliche Angaben erfassen, das Buch nicht offen zugänglich auslegen (kein Einblick für Kollegen) und vertraulich aufbewahren. Empfehlenswert sind Einzelblätter oder ein System mit Zugriffsschutz.
Aufbewahrung und Löschung
Einträge sind – auch aus Beweisgründen für die Unfallversicherung – rund fünf Jahre aufzubewahren und danach datenschutzgerecht zu vernichten. Was nicht mehr benötigt wird, ist zu löschen; die Aufbewahrung „auf Vorrat" ist unzulässig.
Zugriff und Verantwortung
Zugriff haben nur Berechtigte im Rahmen ihrer Aufgabe (z. B. für die Unfallmeldung). Für die Einhaltung ist der Arbeitgeber als Verantwortlicher zuständig; bei Fragen unterstützt der Datenschutzbeauftragte. Beschäftigte haben zudem Auskunftsrechte über die zu ihnen gespeicherten Daten.
Häufige Fragen
Sind Erste-Hilfe-Aufzeichnungen Gesundheitsdaten?
Ja. Angaben über Verletzungen, Erkrankungen oder eine Erste-Hilfe-Leistung sind Gesundheitsdaten und damit besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO mit besonderem Schutz.
Wie lange muss man das Verbandbuch aufbewahren?
In der Regel rund fünf Jahre nach dem Eintrag – wichtig als Nachweis gegenüber der Unfallversicherung bei Spätfolgen. Danach ist der Eintrag datenschutzgerecht zu vernichten.
Darf das Verbandbuch offen ausliegen?
Nein. Es enthält Gesundheitsdaten und darf nicht für Kollegen einsehbar ausliegen. Es ist vertraulich und mit Zugriffsschutz aufzubewahren.
Wer ist für den Datenschutz der Unfalldokumentation verantwortlich?
Der Arbeitgeber als Verantwortlicher im Sinne der DSGVO, unterstützt durch den Datenschutzbeauftragten. Beschäftigte haben Auskunftsrechte.
Offizielle Quellen: Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), insb. Art. 9 · Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) · DGUV-Vorgaben zur Dokumentation der Ersten Hilfe (Verbandbuch). Stand: 2026. Dieser Beitrag ersetzt keine Rechts- oder medizinische Beratung; verbindlich sind die jeweils geltenden Vorschriften und Leitlinien.