Beim Jobwechsel, bei der Berufsgenossenschaft oder in der Fahrschule fragt jemand nach dem Nachweis, und die Bescheinigung liegt nicht mehr im Ordner. Das kommt oft vor und ist kein Grund zur Sorge. Der DGUV Grundsatz 304-001 regelt, wie die ausbildende Stelle Lehrgänge dokumentiert. Darauf baut jede Nachfrage nach einem Duplikat auf.
Dieser Beitrag zeigt, was die ermächtigte Stelle vorhalten muss, welche Angaben ihr für die Suche braucht und wie ihr bei uns ein Duplikat anfordert.
Kurz gefasst
- Grundlage: DGUV Grundsatz 304-001, Abschnitte 2.4.5 (Bescheinigung) und 2.4.6 (Dokumentation)
- Aufbewahrung: Die Aufzeichnungen sind fünf Jahre aufzubewahren
- Erste Anlaufstelle: die Stelle, die den Kurs durchgeführt hat
- Diese Angaben helfen: Name, Geburtsdatum, ungefähres Kursdatum, Kursart
- Bei BWW: Duplikat über das Formular unter „Zertifikat-Duplikat“ anfordern
Was die ausbildende Stelle aufbewahren muss
Nach Abschnitt 2.4.6 des DGUV Grundsatzes 304-001 führt die ermächtigte Stelle über jede Aus- oder Fortbildungsmaßnahme Aufzeichnungen. Dazu gehören:
- Art der Maßnahme sowie Ort und Zeit,
- Name der verantwortlichen Ärztin oder des Arztes und der Lehrkraft,
- Teilnehmerdaten: Name, Geburtsdatum, Unterschrift und Arbeitgeber,
- der Kostenträger.
Diese Aufzeichnungen sind fünf Jahre aufzubewahren und auf Anforderung des Unfallversicherungsträgers vorzulegen. Genau diese Unterlagen sind die Grundlage, wenn eine Teilnahme nachträglich bestätigt werden soll.
Welche Angaben ihr für die Suche braucht
Damit die Stelle eure Teilnahme findet, nennt möglichst vollständig:
- Name und Vorname so, wie sie beim Kurs erfasst wurden (auch frühere Namen angeben),
- Geburtsdatum,
- Kursart, zum Beispiel Erste-Hilfe-Ausbildung oder Fortbildung,
- ungefähres Kursdatum und Ort,
- wenn bekannt: Arbeitgeber, der die Teilnahme veranlasst hat.
Wer nur noch das Jahr weiß, gibt das an. Je genauer der Zeitraum, desto schneller die Prüfung.
Was auf einer Bescheinigung stehen muss
Zur Kontrolle eines Duplikats oder einer Bestätigung: Nach Abschnitt 2.4.5 enthält die Bescheinigung unter anderem Titel, Dauer in Unterrichtseinheiten, Name, Vorname und Geburtsdatum, Datum und zeitlichen Verlauf, den Vermerk über die erfolgreiche Teilnahme, die Lehrkraft, Registriernummer der Veranstaltung und Kennziffer der Stelle sowie Ort, Datum und Unterschrift der Lehrkraft. Eine ausführliche Übersicht findet ihr im Beitrag zur Teilnahmebescheinigung.
Duplikat bei BWW anfordern
Habt ihr euren Kurs bei uns besucht, fordert ihr das Duplikat über die Seite Zertifikat-Duplikat an. Ihr gebt Name, Geburtsdatum, Kursart und ungefähres Kursdatum an und wählt, ob ihr das Duplikat digital oder per Post erhalten möchtet. Wir prüfen zuerst, ob der Nachweis bei uns vorliegt. Konditionen und Zahlungsweg stehen auf der Seite selbst. Wer lieber persönlich Kontakt aufnehmen möchte, erreicht uns über die Kontaktseite.
Was, wenn mehr als fünf Jahre vergangen sind?
Die Aufbewahrungsfrist des Grundsatzes beträgt fünf Jahre. Der Grundsatz nennt keine längere Frist. Für die Praxis heißt das: Ist die Ausbildung länger her, hilft oft der Arbeitgeber weiter, etwa mit einer Kopie in der Personalakte oder der Ersthelfer-Übersicht. Für den betrieblichen Einsatz zählt außerdem ohnehin die Fortbildung alle zwei Jahre.
Wann der Nachweis gebraucht wird
Betriebliche Ersthelfende weisen ihre Ausbildung gegenüber Arbeitgeber und Unfallversicherungsträger nach. Nach § 26 DGUV Vorschrift 1 ist die Zahl der Ersthelfenden an die Zahl der Versicherten gekoppelt (bei 2 bis 20 Versicherten eine Person, darüber im Verwaltungs- und Handelsbereich 5 Prozent, sonst 10 Prozent). Die Fortbildung von 9 Unterrichtseinheiten steht alle zwei Jahre an. Ohne Nachweis lässt sich weder die Quote noch der Fortbildungstermin sicher belegen.
Für den Führerschein verlangt § 19 Abs. 2 FeV den Nachweis durch die Bescheinigung einer amtlich anerkannten Stelle. Wer sie in der Fahrschule vorlegen muss und nicht findet, fordert am besten früh ein Duplikat an, damit der Antrag nicht wartet.
Vorsorge: Nachweise sicher aufbewahren
- Bescheinigung nach dem Kurs fotografieren oder einscannen,
- Betrieb legt eine Kopie in die Personalakte und pflegt die Ersthelfer-Übersicht,
- Fortbildungstermine im Kalender eintragen, damit die Frist nicht verstreicht,
- bei Jobwechsel das Original mitnehmen.
Häufige Fragen
Wie lange bewahrt die ausbildende Stelle die Kursdaten auf?
Nach dem DGUV Grundsatz 304-001 fünf Jahre. Danach besteht keine Aufbewahrungspflicht mehr.
Wo bekomme ich ein Duplikat?
Bei der Stelle, die den Kurs durchgeführt hat. Bei BWW über die Seite „Zertifikat-Duplikat“.
Was brauche ich für die Anfrage?
Name, Geburtsdatum, Kursart und das ungefähre Kursdatum. Je genauer, desto schneller die Prüfung.
Gilt eine Kopie oder ein Foto als Nachweis?
Für viele betriebliche Zwecke genügt eine Kopie. Ob eine Stelle sie akzeptiert, entscheidet sie selbst. Im Zweifel fragt den Unfallversicherungsträger.
Offizielle Quellen: DGUV Grundsatz 304-001, Abschnitte 2.4.5 und 2.4.6 (Textfassung Abschnitt 2) · DGUV Publikationen: Grundsatz 304-001 · DGUV Vorschrift 1 § 26 · Fahrerlaubnis-Verordnung § 19 Abs. 2. Stand: September 2026. Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung; verbindlich ist die jeweils geltende Vorschrift. Im Zweifel fragt euren Unfallversicherungsträger.